3 Errores comunes al dirigir una reunión de trabajo

Javier Torres

3 MIN

Conectter Blog

Suele ocurrir que, al terminar una larga reunión de trabajo, los asistentes descubren que no llegaron al resultado esperado. Esto puede deberse a que los presentes no se pusieron de acuerdo, el ambiente fue muy tenso o debido a que se perdió el tiempo hablando de otros detalles. Por eso, se analizarán a continuación algunos errores comunes en reuniones empresariales que siempre deben evitarse.

1. Reunirse con poca preparación y planificación

El que no se haya decidido y comunicado previamente la duración, hora exacta, temas a tratar y objetivo de una reunión de trabajo genera varios inconvenientes. Uno de ellos es que causa que los asistentes acudan tarde a la sala por desconocimiento de la hora o del lugar de la reunión, afectando el desarrollo de la misma.

Lo anterior también impide que los asistentes se preparen con anticipación. Adicionalmente, no tener claro el tema a tratar genera poca participación o aportes a las reuniones de trabajo. Esto se traduce en que, durante la discusión, no se abarquen los temas de manera directa, se pierda tiempo en explicaciones o se desvíen del tema a tratar.

Por otro lado, el moderador debe haber preparado con antelación un cronograma de cuánto tiempo dedicará a cada punto. Tener definida la estructura de una reunión de trabajo garantizará que acabe en la hora prometida y se dedique suficiente tiempo a cada tema a tratar. 

De hecho, la facilitadora Beatrice Briggs recomienda dedicar el 5 y el 10% del tiempo de la reunión a introducir y el 80% a discutir el tema. Mientras que el 10% restante debe utilizarse para concluir y recalcar las decisiones tomadas.

2. No contar con un moderador capacitado

Cada asistente a una reunión de trabajo es diferente. Sin importar cuán bueno y productivo sea cada uno en sus labores, sus diferencias pueden evitar que se comuniquen de manera apropiada.  Por esta razón, el consultor Ronald Pickett asegura que la labor de un moderador es “comprender esas diferencias y organizar la reunión, para que todos estén cómodos en ella”.

Si no se cuenta con un moderador capacitado, es posible que algunos asistentes participen demasiado y eviten que otros se expresen. También causa que no se concreten los objetivos y se pierda el tiempo en anécdotas o temas sin importancia. Incluso puede llegar a crearse un ambiente tenso en las reuniones de trabajo, donde no fluyan las ideas.

Así que es muy importante asignar a cada reunión un líder que rompa el hielo, dirija la conversación y equilibre la participación de los asistentes. El moderador también se asegurará de que se resuelva el objetivo de la reunión y debe dar seguimiento a lo que se haya decidido en la misma.

3. No apoyarse en herramientas digitales de organización

Aunque la reunión se haya desenvuelto perfectamente, será una pérdida de tiempo si no se les hace un seguimiento a las decisiones discutidas. De hecho, estudios demuestran que poseer una buena gestión de proyectos aumenta en un 30% los proyectos finalizados a tiempo.

Existen diversos motivos que potencian la idea de ayudarse con herramientas de gestión y organización en reuniones, siendo la automatización de procesos, el monitoreo, la medición y la generación de reportes digitales algunos de los más destacados. Teniendo resueltos todos aquellos puntos, se pueden dirigir reuniones de forma más efectiva, enfocándose en los ítems relevantes de comunicar al momento de reunirse, y al mismo tiempo manteniendo un registro del proyecto en cuestión, lo que puede ser fundamental para reuniones futuras.

Herramientas de gestión como Conectter permite a los gerentes llevar un control del estado de cada proyecto que supervisa, monitorear la estructura de una reunión de trabajo, obtener informes personalizados, gestionar las tareas y coordinar los equipos que están asignados a ellas, lo que ayudará a realizar un seguimiento adecuado del objetivo de una reunión de trabajo y de los todos los proyectos en general.

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